Informativa agli interessati ("segnalanti")
Ai sensi del Regolamento (UE) n. 2016/679 in materia di protezione dei Dati Personali (il "Regolamento Privacy") e del Decreto Legislativo n. 196/2003, come da ultimo modificato dal Decreto Legislativo n. 101/2018 (il "Codice Privacy"), La informiamo che le informazioni e i Dati Personali eventualmente forniti nell'ambito della procedura di segnalazione (la "Procedura di Segnalazione") da Lei prescelta saranno trattati da Lidl Italia S.r.l. a socio unico, con sede in Arcole (Verona), via Augusto Ruffo n. 36, che può essere contattata all'indirizzo email privacyit@lidl.it e Lidl Servizi Immobiliari S.r.l. a socio unico, con sede in Arcole (Verona), via Augusto Ruffo n. 36, che può essere contattata all'indirizzo email privacyit@lidl.it, in qualità di titolari autonomi del trattamento (i “Titolari”), in conformità alla presente informativa ("Informativa").
Il Responsabile della protezione dei dati personali nominato dai Titolari è contattabile tramite email al seguente indirizzo: privacyit@lidl.it, oppure tramite lettera raccomandata A/R ai seguenti indirizzi: Lidl Italia S.r.l. a socio unico, via Augusto Ruffo n. 36, 37040, Arcole (VR), all’attenzione dell’Ufficio Privacy; Lidl Servizi Immobiliari S.r.l. a socio unico, via Augusto Ruffo n. 36, 37040, Arcole (VR).
1. Tipologie di dati trattati, finalità e basi giuridiche del trattamento
1.1. I dati personali trattati nell’ambito della Procedura di Segnalazione saranno i Suoi dati identificativi ed eventuali altri dati da Lei volontariamente trasmessi a seconda del tipo di segnalazione (di seguito i "Dati Personali"). Vengono trattati solo quei Dati Personali strettamente ed oggettivamente necessari per verificare la fondatezza della segnalazione stessa. Le segnalazioni possono essere effettuate anche in forma anonima, purché adeguatamente documentate.
1.2. Il trattamento dei Dati Personali dei soggetti segnalanti (gli “Interessati”) sarà effettuato per le seguenti finalità:
1.2.1. per scopi strettamente ed oggettivamente necessari all’applicazione ed alla gestione della Procedura di Segnalazione, ivi inclusa la verifica dei fatti oggetto della segnalazione, nonché per l’elaborazione di report relativi alla procedura stessa;
1.2.2. per dare riscontro a domande e quesiti formulati dagli Interessati in merito alla compliance aziendale;
1.2.3. per adempiere ad obblighi previsti dalla legge, dai regolamenti o dalla normativa, nazionale e/o comunitaria;
1.2.4. per far valere o difendere i diritti dei Titolari in sede giudiziaria, per il periodo strettamente necessario alla tutela dei diritti medesimi.
1.3. Il trattamento dei Dati Personali per le finalità di cui al punto 1.2. che precede è effettuato ai sensi dell'articolo 6, lettera f) del Regolamento Privacy per il perseguimento dell'interesse legittimo della Società che è equamente bilanciato con il Suo interesse legittimo, in quanto l'attività di trattamento dei Dati Personali è limitata a quanto strettamente necessario per l'esecuzione delle operazioni economiche richieste. Il trattamento per tali finalità non è obbligatorio e Lei potrà opporsi a detto trattamento con le modalità di cui alla presente informativa, ma qualora Lei si opponesse a detto trattamento i Suoi dati non potranno essere utilizzati per dette finalità, fatto salvo il caso in cui la Società dimostri la presenza di motivi legittimi cogenti prevalenti o di esercizio o difesa di un diritto ai sensi dell’articolo 21 del Regolamento Privacy.
1.4. Le segnalazioni non saranno in alcun caso utilizzate dai Titolari per finalità discriminatorie o ritorsive nei confronti degli Interessati.
2. Modalità del trattamento e tempi di conservazione dei dati personali
2.1. I Dati Personali saranno trattati con strumenti manuali o informatici, idonei a garantirne la sicurezza, la riservatezza e ad evitare accessi non autorizzati, diffusione, modifiche e sottrazioni dei dati, grazie all'adozione di adeguate misure di sicurezza tecniche, fisiche ed organizzative, nel rispetto della normativa sopra richiamata e dei connessi obblighi di riservatezza e, comunque, secondo le finalità e le modalità riportate nella presente Informativa.
2.2. In particolare, i sistemi informatici adottati per le Procedure di Segnalazione - ivi incluso il sistema c.d. Business Keeper Monitoring System - saranno configurati in maniera tale da evitare accessi non autorizzati ed i soggetti incaricati della ricezione, disamina e gestione delle segnalazioni saranno nominati quali responsabili od individuati quali incaricati del trattamento ed assicureranno la completa riservatezza dei Dati Personali forniti nel rispetto delle misure di sicurezza più appropriate ed a tale scopo adottate dai Titolari.
2.3. Si informa sin da ora che i Dati Personali e, in particolare, l’identità del segnalante o altre informazioni raccolte in caso di segnalazione non nominativa, saranno mantenuti strettamente riservati e confidenziali e non saranno resi conoscibili a soggetti terzi diversi da quelli indicati al successivo paragrafo 3.
2.4. I Dati Personali saranno trattati per i tempi strettamente ed oggettivamente indispensabili al raggiungimento delle finalità di cui al paragrafo 1. In ogni caso i Dati Personali trattati per le finalità di cui al paragrafo 1 vengono conservati per un periodo di 10 anni successivi alla segnalazione, fatti salvi i casi nei quali la conservazione per un periodo successivo sia richiesto per eventuali contenziosi, richieste delle autorità competenti o ai sensi della normativa applicabile.
3. Categorie di soggetti ai quali i dati possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza e trasferimento dei dati all'estero
3.1. Fermo restando quanto precisato al precedente paragrafo 2, per il perseguimento delle finalità di cui al paragrafo 1 che precede e, comunque, nei limiti di cui alla presente Informativa - anche in considerazione della natura e/o della gravità della violazione segnalata -, i Dati Personali potranno essere comunicati tra i Titolari, nonché ad altre società facenti parte del Gruppo Schwarz (controllanti, controllate e/o collegate) o a terzi, che li tratteranno in qualità di responsabili (esterni) del trattamento dei Dati Personali, nonché ai soggetti e/o alle autorità competenti, anche ai fini dello svolgimento delle indagini e/o dei successivi procedimenti giudiziari, eventualmente avviati all’esito delle verifiche svolte nell’ambito della Procedura di Segnalazione.
3.2. In particolare, le segnalazioni e così le informazioni ed i Dati Personali nelle stesse contenute od inserite saranno trattati dal “Responsabile Compliance” e/o dal “Responsabile Privacy”, entrambi appositamente nominati dai Titolari quali responsabili del trattamento nonché da altri soggetti designati quali incaricati del trattamento.
3.3. In ogni caso il Titolare fornirà ai responsabili ed agli incaricati eventualmente nominati adeguate istruzioni operative, con particolare riferimento all’adozione delle misure di sicurezza, al fine di poter garantire la riservatezza e la sicurezza dei Dati Personali. Un elenco completo dei responsabili del trattamento è disponibile presso la sede dei Titolari.
3.4. I Dati Personali non saranno trasferiti in Paesi al di fuori dello Spazio Economico Europeo ma saranno conservati su server/database dei Titolari ubicati all’interno del territorio dell’Unione Europea. Ove Lidl trasferisse i dati degli Interessati in Paesi situati al di fuori dello Spazio economico europeo, provvederà al trasferimento, in ogni caso, nel rispetto delle garanzie appropriate e opportune ai fini del trasferimento stesso, come le clausole contrattuali tipo di protezione dei dati, ai sensi della normativa applicabile e, in particolare, degli articoli 45 e 46 del Regolamento Privacy.
4. Diritti dell’interessato
4.1. Ai sensi degli articoli 15 e seguenti del Regolamento Privacy, l’Interessato potrà esercitare, in qualsiasi momento, i seguenti diritti in relazione al trattamento dei Dati Personali:
(a) ottenere la conferma dell'esistenza di Dati Personali che lo riguardano presso la Società ed essere informato circa il contenuto e la fonte dei dati;
(b) conoscere l'origine dei Dati Personali, le finalità del trattamento e le sue modalità, nonché la logica applicata ad eventuali trattamenti effettuati mediante processi decisionali automatizzati;
(c) verificare l'accuratezza dei Dati Personali e richiederne l'integrazione, la rettificazione o la modifica;
(d) ottenere la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati eventualmente trattati in violazione della legge, nonché di opporsi, per motivi legittimi, al trattamento;
(e) chiedere alla Società la limitazione del trattamento dei Dati Personali che lo riguardano qualora
• l’Interessato contesti l'esattezza dei Dati Personali, per il periodo necessario alla Società per verificare l'esattezza di tali dati;
• il trattamento sia illecito e l’Interessato si opponga alla cancellazione dei Dati Personali e chieda che ne sia limitato l'utilizzo;
• i Dati Personali siano necessari all’Interessato per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria, benché la Società non ne abbia più bisogno ai fini del trattamento;
• l’Interessato si sia opposto al trattamento ai sensi dell'articolo 21, paragrafo 1, del Regolamento Privacy, in attesa della verifica in merito all’eventuale prevalenza dei motivi legittimi dei Titolari del trattamento rispetto ai diritti e libertà dell’Interessato;
(f) opporsi, in qualsiasi momento, al trattamento dei propri Dati Personali per finalità di Interesse Legittimo, fatto salvo il caso in cui la Società abbia motivi legittimi prevalenti o l'esigenza di far valere o difendere un diritto in un eventuale procedimento giudiziario;
(g) chiedere la cancellazione dei Dati Personali che riguardano l’Interessato senza ingiustificato ritardo;
(h) ottenere una copia in formato elettronico dei propri Dati Personali, allorché l’Interessato intenda ricevere i Dati Personali che lo riguardano ovvero trasmetterli a un diverso titolare del trattamento, nelle ipotesi in cui la Società effettui il trattamento dei Dati Personali sulla base di un contratto, del Suo consenso o i Dati Personali siano trattati mediante strumenti automatizzati.
Ai sensi dell'articolo 2-terdecies del Codice Privacy, in caso di decesso i diritti anzidetti riferiti ai Dati Personali dell’Interessato possono essere esercitati da chi ha un interesse proprio o agisce in sua tutela in qualità di mandatario, o per ragioni familiari meritevoli di protezione. L’Interessato può vietare espressamente l'esercizio di alcuni dei diritti sopraelencati da parte degli aventi causa inviando una dichiarazione scritta alla Società all'indirizzo di posta elettronica del Responsabile della protezione dei dati. La dichiarazione potrà essere revocata o modificata in seguito nelle medesime modalità.
4.2. Fermo restando quanto precede, il soggetto segnalato non potrà avere accesso all’identità del soggetto segnalante ma esclusivamente al merito della segnalazione. Inoltre, qualora sussista il concreto rischio che la comunicazione delle informazioni indicate al precedente punto 4.1 possa compromettere le verifiche in corso, il riscontro all’Interessato sarà fornito solo successivamente alla cessazione di tale rischio.
4.3. Per esercitare i diritti di cui al punto 4.1 che precede, l’Interessato potrà rivolgersi, in qualsiasi momento, al Responsabile della Protezione dei dati contattabile tramite email al seguente indirizzo: privacyit@lidl.it, oppure tramite lettera raccomandata A/R ai seguenti indirizzi: Lidl Italia S.r.l. a socio unico, via Augusto Ruffo n. 36, 37040, Arcole (VR), all’attenzione dell’Ufficio Privacy; Lidl Servizi Immobiliari S.r.l. a socio unico, via Augusto Ruffo n. 36, 37040, Arcole (VR).
La presente Informativa è aggiornata al 28.1.2019.